NAJČEŠĆE POSTAVLJENA PITANJA I ODGOVORI – SUF
Ko može biti administrator?

Uloge administratora su postavljanje podešavanje softvera, dodavanje korisnika, dodeljivanje prava unutar SUF na osnovu internog dogovora KJS, itd. Rad administratora u SUF-u, ne zahteva napredno informatičko znanje, svako ko je osposobljen za rad na računaru, može biti administrator.

Da li je broj korisnika u SUF-u ograničen?

Broj korisnika nije ograničen.

Da li ovlašćeno lice mora biti direktor?

Direktor, ili drugo odgovorno lice može da prenese ovlašćenje na lice za koje smatra da treba da bude ovlašćeno za SUF.

Da li nam treba pomoć informatičara?

Za operativno korišćenje SUF-a nije potrebna pomoć informatičara. Napredno podešavanje, tj. integracija SUF-a sa internim ERP-om KJS zahteva pomoć IT stručnjaka.

Šta je ERP?

Pod ERP-om, u slučaju SUF-a, podrazumevamo interni poslovno knjigovodstveni softver KJS.

Da li se SUF nadovezuje na platformu za elektronske fakture?

Sistem za E-fakturu je portal koji će na osnovu Zakona o elektronskom fakturisanju obavezno koristiti kako javni, tako i privatni sektor, te se SUF nadovezuje na njega pružajući dodatni set funkcionalnosti.

Šta ukoliko ne znamo naziv svog računovodstvenog softvera?

Pitati dobavljača računovodstvenog softvera za naziv. SUF se može operativno koristiti nezavisno od Vašeg internog ERP-a.

Da li mogu da dodajem priloge uz fakturu?

Jedna od važnih funkcionalnosti SUF je mogućnost dodavanja priloga, tj. dokumentacije koja prati određenu fakturu. To mogu biti ugovori, porudžbenice, otpremnice, izveštaji, zapisnici i sl.

U kom formatu je moguće dodati prilog?

Prilozi se mogu dodati u skoro svim formatima, a može se dodati i link prema željenom dokumentu.

Da li mogu da obrišem fakturu iz sistema?

Faktura se može obrisati iz SUF-a, ali trajno ostaje u folderu „Obrisane fakture“.

Koliko godina se mogu čuvati fakture u SUF-u?

Sve fakture se u SUF-u čuvaju u zakonski propisanom roku.

Da li uloge u sistemu mogu da se menjaju?

Vaš lokalni administrator ima mogućnost da promeni ulogu korisnika u svakom trenutku.

Da li mogu i pored SUF-a da nastavim da koristim stare načine za prijem i slanje fakture?

Podzakonskim aktima će biti precizno definisan odgovor na postavljeno pitanje. Svrha SUF-a je podrška digitalizaciji, smanjenje troškova za štampu, oslobađanje prostora za skladištenje, jer postoji mogućnost čuvanja elektronskih faktura na jednom mestu.

Šta ako nemamo svoj računovodstveni program?

Ulazne fakture će se primati u SUF preko portala E-faktura. Izlazne fakture će se u budućnosti kreirati na portalu E-faktura, odatle će moći i da se pošalju klijentima, te računovodstveni program nije neophodan.

Šta se dešava ukoliko nemamo šifarnik dobavljača i usluga?

Dobavljače možete direktno uneti u SUF jednostavnim unošenjem matičnog broja i time formirati šifarnik Vaših dobavljača. Šifarnici dobara i usluga se takođe mogu formirati u SUF-u.

Koja je razlika između SUF-a i portala za elektronske fakture?

SUF je sistem za prijem, odobravanje, čuvanje i pripremu knjiženja ulaznih faktura. E faktura je portal koji je namenjen za izdavanje i primanje elektronskih faktura.

Da li se obuke za SUF održavaju uživo ili onlajn?

Obuke se održavaju na oba načina, u zavisnosti od potreba KJS, kao i u zavisnosti od uticaja drugih neuobičajenih faktora, npr. trenutne epidemiološke situacije.

Da li jedan korisnik može imati više uloga?

Jedan korisnik može imati više uloga u SUF.

Da li korisnik može sam otvoriti nalog u SUF-u?

Ukoliko mu je prethodno dodeljena uloga administratora, korisnik može sam otvoriti korisnički nalog za još jednog zaposlenog unutar KJS.

Da li su fizička lica obuhvaćena ovim Zakonom o elektronskom fakturisanju?

Fizička lica nisu obuhvaćena Zakonom o elektronskom fakturisanju.

Da li novim zakonom prestaje da važi ISIB i CRF?

CRF i ISIB ne prestaju da važe Zakonom o elektronskom fakturisanju.

Da li je moguće povezivanje sa internim ERP-om korisnika, kako se ne bi duplirali procesi?

Besplatna napredna podrška podrazumeva povezivanje SUF-a sa internim ERP-om korisnika – opciono.

Da li će sistem signalizirati da faktura čeka odobrenje?

Sistem će na komandnoj tabli prikazati fakturu koja čeka Vaše odobrenje, ujedno će poslati obaveštenje na navedenu mejl adresu korisnika.

Da li korisnik snosi deo troškova?

Sa aspekta KJS implementacija SUF, obuka i podrška su besplatni. KJS nema obavezu novčane naknade ni po kom osnovu, jer je Kancelarija za IT i e-upravu obezbedila besplatne softverske licence, implementaciju i podršku za sve KJS-ove.

Koliko meseci traje podrška od strane implementatora?

Podrška od strane implementatora traje godinu dana od trenutka potpisivanja Zapisnika o otvorenim korisničkim nalozima i odslušanoj obuci.

Kako se instalira SUF?

SUF je veb platforma, što znači da nema instalacije, jer se platformi pristupa putem sajta suf.gov.rs.

Šta je potrebno od infrastrukture za instalaciju?

Za operativno korišćenje SUF-a potreban je računar koji poseduje vezu sa internetom, ne postoji potreba za specifičnom infrastrukturom, jer je u pitanju veb platforma.

Da li mogu da prijavim više kolega za obuku?

Broj korisnika je neograničen.

Da li ima ograničenja u broju korisnika SUF-a?

Ne postoji ograničenje u broju korisnika SUF-a.

Kako se prijavljuje u SUF?

Trenutno je aktuelna demo verzija SUF-a, pa je omogućena prijava korisničkim imenom i lozinkom. U produkciji, prijava će biti moguća na dva načina:

  1. kvalifikovanim elektronskim sertifikatom;
  2. dvofaktorskom autentikacijom.
Šta se dešava u sistemu škole gde postoji jedan zaposleni u računovodstvu. Da li zaposleni ima ulogu administratora, kontrolora ili revizora?

U tom slučaju, jednom korisniku biće dodeljene sve uloge.

Da li se naša analitika odnosi na šifarnik dobavljača?

Šifarnik dobavljača je interna evidencija dobavljača, ukoliko ih ne evidentirate po nazivu, a ne po šifri.

Da li odobravanje može biti alternativno ili je uvek kumulativno?

Postoji opcija da se sve fakture odobre samo jednim klikom.

Da li u nekom trenutku može neko da se isključi iz niza?

U već definisanom toku odobravanja korisnika iz niza može da isključi samo administrator.

Da li postoji XML format za fakture?

Elektronske fakture odgovaraju standardu UBL 2.1.

Kako unosimo fakture u SUF?

Fakture se u SUF mogu uneti ručno, tačnije prekucavanjem i prilaganjem skenirane originalne fakture. Drugi način je automatsko učitavanje faktura u SUF, sa portala E-faktura.

Ko određuje ljude koji će imati ulogu kontrolora, odobravaoca i finalizatora?

Odnosno, da li mi kao informatičari samo prosleđujemo uputstva kolegama iz finansija ili imamo pomenute uloge?

Proces rada u vašoj organizaciji diktira uloge. Informatičari, kao napredni korisnici, imaju uloge lokalnog administratora, što podrazumeva podešavanje sitema, otvaranje korisnika, dodeljivanje uloga, obuku korisnika i prosleđivanje uputstava.

Da li mogu da se štampaju fakture iz baze SUF-a?

Faktura se iz SUF-a može ištampati u bilo kom trenutku.

Gde možemo da preuzmemo uputstvo za korišćenje SUF aplikacije?

Sva parcijalna i detaljna uputstva za operativno korišćenje SUF-a, možete naći na sajtu: www.esuf.rs/uputstva

Da li SUF omogućava prijem IOS-a od dobavljača?

Ne postoji mogućnost prijema IOS-a od dobavljača.

Kome u preduzeću dodeliti uloge kontrolora, odobravaoca i finalizatora ako je samo jedan zaposlen u računovodstvu, a do sad je fakture odobravao direktor potpisom?

Direktor bi bio odobravalac, zaposleni bi imao sve ostale uloge.

Šta za organizacije kojima je računovodstvo eksterno organizovano?

Upravo u ovoj situaciji se vide benefiti SUF-a, otvaranjem naloga računovođi on će imati uvid u sve vaše ulazne fakture, pri čemu izbegavate slanje faktura poštom, knjigovođa te fakture priprema za knjiženje i plaćanje i izvozi ih u svoj računovodstveni program.

Da li iz SUF-a možemo da šaljemo fakture sa prilozima opštini?

Postoji mogućnost slalja faktura sa prilozima.

Kakav je postupak kod izdavanja faktura?

Izdavanje faktura prevazilazi domen SUF-a.

Da li postoji i softver za izdavanje faktura?

Postoje komercijalna rešenja.